A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é um dos instrumentos mais importantes do Governo Federal para monitorar o mercado de trabalho formal no Brasil. Por meio dela, é possível coletar dados estatísticos e fiscalizar o cumprimento das leis trabalhistas, bem como identificar os profissionais que possuem direito ao recebimento do Abono Salarial (PIS/PASEP).
Nos últimos anos, a RAIS deixou de ser uma declaração anual tradicional e passou a ser cumprida por meio da extração de dados, especialmente do eSocial.
Diferente do que muitos acreditam, a RAIS não deixou de existir, mas sim de ser uma obrigação declaratória isolada. Para o ano-base 2025, o envio pelo antigo programa GDRAIS foi definitivamente descontinuado.
Essa mudança transfere toda a responsabilidade da conformidade para os eventos periódicos e não periódicos enviados mensalmente, transformando qualquer erro no eSocial em um erro direto na base da RAIS.
Impacto das inconsistências
A principal preocupação para os contadores reside no reflexo social e financeiro de dados incorretos. Informações divergentes sobre remunerações, vínculos ou datas de admissão e desligamento podem impedir o pagamento do Abono Salarial (PIS/Pasep) aos trabalhadores, gerando uma onda de questionamentos trabalhistas e administrativo-operacionais para as empresas.
Além disso, a empresa fica sujeita a multas por prestação de informações incorretas ou omissões na base de dados governamental.
Especialistas da área orientam que o mês de janeiro e o início de fevereiro sejam dedicados a uma revisão minuciosa. O foco deve estar na conferência de todos os eventos de fechamento de folha, afastamentos e alterações contratuais.
Como a RAIS 2026 é o espelho do que foi enviado entre 1º de janeiro e 31 de dezembro de 2025, o momento ideal para saneamento de dados é agora, antes que a base seja processada para fins de direitos sociais.
RAIS Negativa e situações sem movimento
Para os estabelecimentos que não mantiveram empregados no ano-base 2025, a situação de “RAIS Negativa” também foi simplificada, mas ainda exige atenção. Para as empresas obrigadas ao eSocial, essa condição é identificada automaticamente pela ausência de eventos de remuneração.
No entanto, é indispensável que o fechamento da folha no sistema tenha sido realizado corretamente, indicando a inexistência de movimento. Sem esse encerramento formal, o sistema governamental pode interpretar a falta de dados como uma pendência de envio, gerando irregularidades cadastrais.
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Passivo e correções de anos anteriores
Embora o futuro seja digital e integrado, o passado ainda demanda o uso de ferramentas tradicionais. O processamento de ajustes para RAIS referentes aos anos de 1976 a 2022 ainda deverá ser realizado via GDRAIS.
A previsão é que o sistema seja reaberto para retificações desses períodos antigos em março de 2026, permitindo que as empresas regularizem passivos e garantam direitos retroativos de seus colaboradores.
Check-list preventivo para o contador
Para garantir uma transição tranquila para o ano-base 2025, os escritórios contábeis devem focar:
- Auditoria de Vínculos: Revisar se todas as admissões e desligamentos do ano anterior foram processados e aceitos pelo eSocial.
- Fechamento de Folha: Certificar-se de que todos os meses de 2025 possuem o evento de fechamento (S-1299) enviado, inclusive para empresas sem movimento.
- Conferência Cadastral: Checar CPFs, PIS e dados contratuais de trabalhadores com múltiplos vínculos ou afastamentos prolongados, que são os casos que mais geram inconsistências no processamento do Abono Salarial.
Em resumo, a RAIS 2026 consolida o processo de digitalização das obrigações trabalhistas, onde o eSocial assume o papel central na coleta de dados.
É fundamental que as empresas fiquem atentas ao correto preenchimento das informações e aos prazos de regularização.
